Como evitar fraudes em assinaturas eletrônicas?
A digitalização de processos trouxe uma agilidade sem precedentes para empresas de todos os portes. No entanto, junto com a facilidade da assinatura a um clique de distância, surge uma dúvida recorrente entre gestores e profissionais: como ter certeza de que um documento assinado digitalmente é autêntico e não sofreu fraudes?
A boa notícia é que uma assinatura eletrônica bem estruturada é infinitamente mais segura do que a assinatura no papel — que pode ser facilmente forjada a lápis/caneta ou ter páginas trocadas sem deixar rastros.
O segredo para evitar fraudes está em adotar camadas de verificação de identidade, tecnologia de criptografia e utilizar uma plataforma confiável.
Confira abaixo 4 estratégias essenciais para garantir a segurança documental da sua empresa e blindar seus contratos contra fraudes.
1. Validar o Signatário
Apenas enviar um e-mail com um link de assinatura pode ser vulnerável caso a conta de e-mail do destinatário seja invadida. A validação de quem está assinando precisa ser rigorosa e em múltiplas etapas.
Com o Assinatura Certa, você pode adicionar fatores de autenticação extras para confirmar a identidade do signatário antes de liberar o documento.
- Código de verificação via SMS ou WhatsApp: Envio de um token temporário diretamente para o celular cadastrado do signatário.
2. Trilha de Auditoria e Manifesto de Assinatura
Em caso de litígio ou contestação, a plataforma de assinatura deve fornecer evidências técnicas incontestáveis sobre quem assinou, quando assinou e onde estava no momento do aceite.
A Trilha de Auditoria reúne todas as provas do processo de assinatura e o Manifesto de Assinatura é um documento complementar gerado automaticamente após a conclusão do processo de assinatura, e ele terá as seguintes informações:
- Registro do endereço IP da conexão, provedor de internet e localização aproximada do dispositivo.
- Carimbo do Tempo: Garantia de que a data e a hora registradas sejam invioláveis e sincronizadas com fontes oficiais.
- Registro exato de quando o documento foi enviado, aberto, visualizado e assinado.
3. HASH dos documentos
Uma das maiores preocupações de quem assina digitalmente é o risco de alguém alterar o texto de uma cláusula ou o valor do contrato após o aceite das partes.
O Assinatura Certa utiliza algoritmos de criptografia de ponta para garantir a imutabilidade do documento.
No Manifesto de Assinatura você terá informações como as hash do(s) documento(s) originais e dos documentos assinados e ainda no manifesto, temos o Carimbo do Tempo, que além de registrar o momento exato da assinatura, também obtém o horário pela internet, o que impede qualquer tentativa de manipulação por parte de uma das partes.
Por exemplo, se a Empresa A tentasse alterar o horário do nas configurações do seu computador para retroceder a data de assinatura do contrato digital, isso seria detectado pelo Carimbo do Tempo, que captura a hora diretamente de fontes confiáveis da internet, como servidores de horário oficial. Essa medida adicional de segurança garante que as informações registradas pelo Carimbo do Tempo sejam confiáveis e não possam ser contestadas facilmente em caso de disputa, sendo assim, mesmo que uma parte tente agir de má fé manipulando o horário de seu sistema, a integridade da data e hora da assinatura é mantida, fortalecendo ainda mais a validade jurídica do contrato assinado digitalmente.
4. Diferencie "Imagem de Assinatura" de "Assinatura Eletrônica Legal"
Um dos erros mais comuns de empresas é acreditar que recortar uma imagem da assinatura escrita à mão e "colar" em um arquivo PDF é uma assinatura digital. Esse método não possui validade jurídica sólida e é extremamente fácil de ser fraudado.
A verdadeira assinatura eletrônica segue normas jurídicas rigorosas (como a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020 no Brasil).
- Imagem colada não é assinatura digital: Não possui rastreabilidade, não tem certificado de auditoria e não garante a autoria do signatário.
- Validade jurídica e Não-Repúdio: A assinatura eletrônica gera um conjunto de provas tão robusto que impede legalmente que o signatário negue ter assinado o contrato.
- Conformidade regulatória: Garanta que seu negócio atenda às normas legais (Assinatura Eletrônica Simples, Avançada ou Qualificada) de acordo com o risco da operação.
Conclusão: Segurança e Praticidade Devem Caminhar Juntas
Evitar fraudes em assinaturas eletrônicas não significa tornar seus processos burocráticos ou lentos. Ao escolher o Assinatura Certa, você combina a melhor experiência para seus clientes com tecnologias avançadas de criptografia, autenticação e proteção de dados.
Quer blindar seus contratos contra fraudes e assinar com total segurança jurídica? Experimente o Assinatura Certa hoje mesmo e proteja a gestão documental do seu negócio!
