Nova tela de criação dos processos de assinatura
No Assinatura Certa, cada opinião dos usuários tem valor. É ouvindo os feedbacks que conseguimos melhorar continuamente a experiência de criar processos de assinatura de forma simples e prática.
Se você acabou de chegar ou já utiliza a plataforma há algum tempo e esqueceu algum passo, este guia foi feito para você. Aqui você vai encontrar todas as instruções de maneira clara, com imagens e GIFs que tornam o aprendizado leve e fácil de acompanhar.
E se ainda não tem sua conta, não se preocupe. Criar a sua é rápido, gratuito e o primeiro passo para simplificar a assinatura dos seus documentos, acesse o link aqui.
Agora, para criar um processo de assinatura você precisa seguir 06 etapas, sendo:
1. Identificação
Dê um nome ao processo de assinatura, pois ele aparecerá no e-mail do assinante e facilitará a busca na plataforma. Logo abaixo, você pode incluir uma mensagem opcional para reforçar informações importantes, como “Olá, segue orçamento final para aprovação”.
Nesta etapa também é possível definir a restrição de download dos documentos:
- Sem restrição: todos os participantes ou integrantes da organização podem baixar em qualquer etapa.
- Após o processo concluído: participantes baixam apenas depois da conclusão; integrantes da organização podem a qualquer momento.
- Somente integrantes da organização: apenas a organização pode baixar os documentos.
2. Configurações
Defina se o processo seguirá uma ordem de assinatura e escolha o tipo de assinatura: com ou sem certificado digital.
A configuração da ordem de assinadores pode parecer um detalhe simples, mas tem um impacto direto na agilidade e no controle dos seus processos de assinatura. Por isso, entender quando ativar ou desativar essa opção faz toda a diferença no seu dia a dia.
- Se você precisa seguir uma ordem específica de validação ou aprovação, mantenha a opção ativada.
- Se busca um fluxo mais rápido e independente, desative a ordem de assinaturas para envio simultâneo.
Caso o processo tenha ordem de assinatura, basta mover os participantes clicando nas setas para definir as posições:
O tipo de assinatura garante a assinatura correta do processo.
- Sem certificado digital, a validação ocorre por SMS ou e-mail;
- Com certificado, basta inserir as informações para validação, como a senha.
3. Participantes
Certifique-se de adicionar corretamente todas as pessoas envolvidas para garantir que o processo ocorra sem problemas. Basta digitar o nome ou o e-mail no campo “Adicione participantes”.
Nessa etapa, você também define outras informações importantes, como:
- Função do assinador: É opcional, mas você pode também configurar a função do assinador.
Para criar novas funções (ex.: funcionário, declarante, autor), clique na engrenagem azul abaixo da foto de perfil, selecione “Funções de assinador”, digite a função desejada e salve. Ela ficará disponível para uso em todos os próximos processos de assinatura dentro da organização.
- Permitir usar SMS como opção de verificação: por padrão, o código é enviado por e-mail. Com um plano pago ativo, também é possível enviá-lo por SMS. Basta inserir o telefone do assinador e, no momento da assinatura, ele poderá escolher entre e-mail ou SMS.
- Restrição de acesso: Essa função adiciona uma camada extra de segurança, o criador do processo deve informar CPF/CNPJ, data de nascimento ou ambos do assinador. O documento só será exibido após o preenchimento correto desses dados, funcionando como uma senha de acesso.
4. Documentos
Após preencher os dados dos assinadores, faça o upload do documento em PDF e defina o posicionamento das assinaturas e rubricas. Essa etapa é bem mais simples que a anterior, já que não possui a mesma quantidade de detalhes.
Para posicionar as assinaturas e as rubricas, temos duas opções:
- Posicionamento personalizado: você define onde inserir as etiquetas, podendo arrastá-las até o ponto desejado ou clicar com o botão direito do mouse para adicionar assinatura ou rubrica.
- Posicionamento automático: caso o seu documento não tenha local específico para posicionar as etiquetas, basta configurar o posicionamento automático tanto para as assinaturas como para as rubricas.
5. Conferência
Confira se todos os dados estão corretos.
Se sim, clique em iniciar assinaturas, caso precise editar algo, clique em voltar.
Ao clicar em “Iniciar assinaturas”, irá aparecer uma janela alertando que, ao seguir com a conclusão do processo, você está de acordo com as questões que envolvem a assinatura eletrônica descritas nos termos do sistema.
6. Assinatura
E por fim, a etapa 06 indica que o seu processo de assinatura foi criado com sucesso.
Com este guia, esperamos que você possa aproveitar ao máximo as funcionalidades da nossa plataforma e tornar a criação dos processos de assinatura ainda mais eficiente no seu dia a dia. Se tiver alguma dúvida, pode falar com a gente no Whatsapp, basta escanear o Qr Code ou clicar no banner abaixo.
